Präsentationen

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Die 6 wichtigsten Business-Präsentationen

Der Begriff "Präsentation“ wird heute schon fast inflationär für dieses und jenes verwendet. Wir sprechen von Internetpräsentation und gemeint ist die Internet-Präsenz oder Homepage, von Verkaufspräsentation und gemeint ist z. B. die Darbietung von Waren im Supermarkt oder von Messepräsentation und gemeint kann hier der Messestand oder die Multimediashow auf der Messebühne sein. Dabei bedeutet Präsentation immer nur eines: "Darstellung" oder "Darbietung". Das kann sowohl die eigene Person als auch eine Sache, wie z. B. ein Auto o. ä., sein. Bei der Person spricht man dann auch von personaler Präsentation. Im Gegensatz dazu bedient sich die multimediale Präsentation multimedialer Mittel, z. B. Text, Bild, Ton, Animation oder Film, um etwas darzustellen.

Die personale und multimediale Präsentation ist ein wichtiger Baustein für die Erreichung von Zielen und Erfolgen. Geht es darum, Investoren und Banken zu überzeugen, Mitarbeiter zu motivieren, Bewerber zu rekrutieren, Interessenten als Kunden zu gewinnen, Besucher an den Messestand zu ziehen, Millionenbudgets für Projekte genehmigt zu bekommen usw. bieten modernste Techniken heutzutage wesentlich mehr Möglichkeiten und einen erweiterten Spielraum als noch vor drei oder fünf Jahren.

Was eine professionelle Präsentation ausmacht
War es in der Vergangenheit häufig so, dass man sich einfach an den Computer gesetzt und mit Powerpoint so lange experimentiert hat, bis eine Präsentation fertig war, ist es heute häufig so, dass Unternehmen die professionelle Unterstützung von Spezialagenturen suchen – gerade dann, wenn es um die Erreichung wichtiger Ziele geht. Spezialagenturen haben sich, wie andere Experten auch, auf den Bereich Präsentationen spezialisiert und erreichen dadurch ein höheres Niveau. Sie arbeiten sich intensiv in die Bedürfnisse des Kunden ein, ihnen steht meist eine wesentlich größere Bandbreite an Programmen zur Verfügung – ganz abgesehen von dem kreativen Potential. Im professionellen Bereich werden Best Business Presentations - sei es mit PowerPoint oder einer anderen Software - nicht mehr von einem Einzelnen konzipiert, kreiert und umgesetzt, sondern von einem Team von Spezialisten. Diese Spezialisten aus den Bereichen Konzeption, Didaktik, Lektorat, Grafik, Foto, Ton, Video, Programmierung und Technik setzen heute gekonnt Präsentationsthemen in Szene.

Der Vortragende steht im Mittelpunkt
Der Einsatz verschiedenster Medien und Techniken macht jedoch nur einen Teil der Gesamtpräsentation aus. Wichtig bei Vorträgen und Veranstaltungen ist vor allem der Vortragende selbst, seine Persönlichkeit, seine Authentizität, seine Rhetorik, seine Körpersprache, u. v. m. In der Praxis zeigt sich, dass je unerfahrener ein Referent ist, er umso mehr von der multimedialen Unterstützung profitiert. Die Zuschauer nehmen zwar die Schwächen wahr, sehen jedoch den Vortrag als Ganzes. Profis stellen den Redner in den Mittelpunkt und achten darauf, dass die multimediale Präsentation die Gesamtwirkung verstärkt. Bei allen nicht vortragsgestützten Präsentationen achten sie darauf, dass Navigation und Gestaltung zielgruppenadäquat umgesetzt werden.

Warum Multimediapräsentationen?
Multimediapräsentationen sind aus der Verschmelzung verschiedener Anwendungen, Geräte und Medien entstanden. Darin liegt wohl der größte Vorteil. Man braucht nur noch ein Gerät, wie Laptop oder Rechner, und einen Beamer (Projektor), um zu präsentieren. Geräte, wie Overheadprojektor, Diaprojektor, Videorekorder, CD-Spieler, DVD-Spieler usw. werden dadurch ersetzt. Die Multimediapräsentation umfasst alles von der Textdarstellung bis hin zum Bewegtbild. Mit einem Gerät kann der Präsentator effektiv, effizient und wirtschaftlich arbeiten. Zudem wird der Verkabelungs- und Organisationsaufwand erheblich reduziert. Ein weiterer Vorteil von Multimediapräsentationen ist die Flexibilität. Änderungen sind mit geringem Aufwand zeitnah zu realisieren. Auch noch wenige Minuten vor dem Vortrag lassen sich Textzeilen ergänzen oder ganze Folien ausblenden. Mittels einer Fernbedienung (Funkmaus) kann er sich im ganzen Raum bewegen und muss sich nicht mehr in der Nähe eines Projektionsgeräts aufhalten. Alle Funktionen werden mit lediglich einer Fernbedienung und nicht mehr mit verschiedenen Steuereinheiten bedient. Die Multimediapräsentation ist damit das ideale Mittel, Informationen optimal zu präsentieren, Botschaften zu senden und Emotionen zu wecken. Je nach Art der Präsentation – sechs möchte ich an dieser Stelle kurz vorstellen – variiert natürlich auch die Zielsetzung und damit die Mittel und Wege, dieses Ziel zu erreichen:

1. Imagepräsentationen
Imagepräsentationen dienen dazu, das Unternehmen oder eine Person und die dahinter stehende Philosophie darzustellen. Werte, wie z. B. Zuverlässigkeit, Innovationsfähigkeit, Menschlichkeit, Vertrauen oder andere sollen transportiert und die Zuschauer auf der Gefühlsebene angesprochen werden. Die Gestaltung und Machart dieser Präsentationsart sind daher stark emotional geprägt und wirken meist durch stimmungsvolle Bilder, Animationen, Bewegungen, Töne und Musik. In der Umsetzung werden häufig neben reinen PowerPoint-Präsentationen auch Videoclips auf DVD oder animierte Flashdateien eingesetzt, die mit Musik untermalt sind. Die meisten Imagepräsentationen laufen auf Messen oder anderen Informationsveranstaltungen als Selbstläufer, d. h. ohne Steuerung durch eine Person, und werden auch nur selten von einem Referenten kommentiert. Sie dauern in der Regel maximal zehn Minuten.

2. Unternehmenspräsentationen
Möchte ein Unternehmen sich vorstellen, bietet sich neben Broschüren, Flyern und Internetpräsenz die Multimediapräsentation an. Wenn ein Repräsentant des Unternehmens, z. B. ein Vorstand, ein Geschäftsführer, ein Key-Accounter oder ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen vorstellt, hat er so die Möglichkeit, auch vor kleinen und größeren Gruppen wirkungsvoll zu präsentieren. Genauso wie die Imagepräsentation besteht die Zielgruppe aus Investoren, neuen Mitarbeitern, Kunden, Interessenten, Lieferanten und anderen Personen. Ziel ist allerdings - im Gegensatz zur Imagepräsentation - die betriebswirtschaftliche Seite eines Unternehmens zu zeigen. Dazu gehören z. B. Mission, Vision, Philosophie, Markt, Positionierung, Geschäftsfelder, Strategien, Geschäftsentwicklung, Ziele, Organisation, Historie usw. Es geht um Fragen wie: Wo kommt das Unternehmen her? Wie steht es momentan da? Und wo will es hin? Anhand von Zahlen, Daten und Fakten werden nachvollziehbare Informationen gegeben, die auch „Kopftypen“ überzeugen sollen. Im Gegensatz zu der Imagepräsentation, bei der der „Bauchtyp“ angesprochen wird, soll gerade die Sachlichkeit, das Faktenbasierte, das logisch Nachvollziehbare den Zuschauer überzeugen.

3. Akquisitions- und Angebotspräsentationen
Bei Akquisitions- und Angebotspräsentationen geht es darum, Produkte oder Dienstleistungen überzeugend vorzustellen, Kunden und Interessenten für sich zu gewinnen und zu einem nächsten Schritt zu gelangen, z. B. einem tiefergehenden Gespräch, einer Auftragserteilung, einem Verkauf oder auch einer Weiterempfehlung. Diese Form der Präsentation wird häufig bei Verkaufsgesprächen oder Verkaufsveranstaltungen eingesetzt. Meist enthält diese Art von Präsentation eine Status- oder Problembeschreibung, Lösungsansätze, Produktbeschreibungen, Produktmerkmale sowie weitere Vorteile, wie z. B. Service, Innovationen, Präsenz etc., Nutzen für den Kunden, Beispiele, Angebotsformulierung, Preis und Fazit. Der nutzenorientierte Ansatz ist hierbei einer der wichtigsten Punkte, um erfolgreich zu sein. Diese Präsentationsart wird auch häufig durch eine kurze Image- und Unternehmenspräsentation eingeleitet, wechselt dann zu dem Problem des Interessenten oder Kunden und bietet eine Lösung an. Das übergeordnete Ziel ist es, überzeugend, kompetent, sympathisch und glaubwürdig zu wirken.

4. Marketing- und Vertriebspräsentationen
Marketing- und Vertriebspräsentationen dienen dazu, Vertriebsmannschaften, Händler, Wiederverkäufer etc. zu informieren und zu steuern. Häufig gibt es dazu Tagungen, Konferenzen, Kongresse, Seminare oder Meetings, z. B. Kick-Off-, Jahresauftakt- oder Jahresendtagungen. Einzelne Referenten aus Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing oder anderen Bereichen zeigen die Entwicklung von Markt, Geschäft, Umsatz, Absatz, regionalen Verteilungen, Profit, Kosten usw. auf. Neben diesen allgemeinen Themen spielen Vertriebsthemen eine große Rolle, dazu gehören z. B. auch die Zielerreichung, Umsätze, Gewinne, Prämien, Wettbewerbe, Ausschreibungen bis hin zu Produkt-, EDV- und Personalthemen. Einen weiteren großen Teil nimmt der Marketingteil ein. Dabei geht es um Produktneueinführungen, -änderungen, -eliminierungen oder auch Vertriebsunterstützung, wie Aktionen, Kampagnen, Werbemittel, PR usw. Im Zusammenspiel der Einzelpräsentationen für Vertrieb und Marketing können durch geschickte visuelle und auditive Aufbereitung Themenschwerpunkte gebildet und damit fokussiert werden. Die Zuschauer werden motiviert und gezielt geführt. Das Sachziel der Marketing- und Vertriebspräsentationen heißt also informieren und steuern, das Metaziel motivieren. Diese Präsentationsart stellt daher auf der einen Seite die Anforderung, klare Kernbotschaften transportieren zu müssen und auf der anderen Seite Infotainment zu betreiben.
5. Seminar- und Trainingspräsentationen
Als Teilnehmer von Seminaren oder Trainings möchte man so viel wie möglich für sich persönlich mitnehmen. Der Referent sollte die Thematik also möglichst in kleinen Lerneinheiten und gut merkbar vermitteln. Im Idealfall hat das Ganze auch noch einen gewissen Unterhaltungswert. Das Sachziel von Seminar- und Trainingspräsentationen ist also, Inhalte didaktisch und dramaturgisch zu vermitteln. Möglichst viel Wissen soll haften bleiben und die Darbietung möglichst spannend sein. Der Bereich der Seminare, Workshops, Trainings etc. ist breit gefächert. Neben persönlichkeitsbildenden Seminaren gibt es auch viele fachliche Trainings. Während bei den ersteren eher die "emotionale" Komponente eine Rolle spielt, sollte bei den fachlichen Trainings die klare, verständliche Darstellung im Vordergrund stehen. Neben den themenbezogenen Präsentationscharts sollten im Seminar- und Trainingsbereich auch immer Aufmerksamkeit steigernde - z. B. nach dem Mittagessen - und motivierende Charts in der Gesamtpräsentation eingebaut sein. Das Ziel heißt hier: Klar, verständlich und motivierend zu präsentieren.

6. Präsentationen vor einem Entscheidungsgremium
Da Top-Entscheider in der Regel über sehr wenig Zeit verfügen, müssen Präsentationen hier sehr schnell auf den Punkt kommen. In kurzer Zeit müssen Informationen knapp, nutzen- und faktenorientiert präsentiert werden, um als Entscheidungsgrundlage zu dienen. Meistens sind die Präsentationen sachlich gehalten, um damit die Entscheidung nicht von Gefühlen beeinflussen zu lassen. Der "emotionale" Anteil bei einer solchen Präsentation hängt allerdings vom Thema ab. Schaut man sich die Mode- oder Kosmetikbranche an, spielt das Gefühl dort eine wesentlich größere Rolle als z. B. im Bereich Finanzen, Handel oder Maschinenbau. Häufig kennen die Entscheider die Inhalte grob aus anderen Präsentationen oder auch aus schriftlich vorliegenden Unterlagen. Daher werden die Präsentationscharts meist komplex und vielschichtig aufgebaut. Sie sollen damit eine zielgruppenadäquate Grundlage für Entscheidungsprozesse bieten. Wichtig bleibt auch hier, die Kembotschaften herauszuarbeiten und zu visualisieren. Der Zuschauer, in diesem Fall der Entscheider, soll während der Präsentation klar geführt und auf die Kembotschaft fokussiert werden. Neben den Sachzielen ist es wichtig, dass die Präsentation glaubhaft und überzeugend ist.

Best Business Presentations
Der härtere Wettbewerb und der zunehmende Druck zwingt Unternehmen, sich und ihre Produkte besser darzustellen. Gute Multimediapräsentationen leisten einen Beitrag dazu, sie unterstützen die Wertevermittlung, machen Produkte verständlicher, begeistern Menschen, fördern den Absatz, überzeugen Mitarbeiter, motivieren Verkäufer, ziehen Messebesucher an u. v. m. Best Business Presentations sollten fünf Qualitätsmerkmale erfüllen:

1. Der Inhalt soll aussagestark sein, d. h., die Kernbotschaften transportieren,
2. die Aufbereitung des Inhalts soll zielführend sein, sowohl im Konzept als auch in der Umsetzung,
3. die technische Realisierung soll brillant sein,
4. die Präsentation soll Gefühle und
5. den Verstand des Zuschauers ansprechen.

Drei wichtige Präsentationsregeln:

1. Richten Sie den Informationsgehalt an den am wenigsten informierten Teilnehmern aus.
2. Die Anzahl der Personen bestimmt den Detaillierungsgrad der Information. (Je größer das Publikum, desto niedriger sollte die Informationsdichte eines Charts sein. Je kleiner das Publikum, desto größer kann die Informationsdichte sein. D. h. bei großem Publikum sollten Sie große Schriftarten, viel Bildinformation, wenig Textinformation geben. Texte sollten plakativ und prägnant sein. Bei kleinerem Auditorium können Informationen sowohl inhaltlich als auch gestalterisch in die Tiefe gehen.)
3. Sie erzielen nur eine Wirkung, wenn Sie bei Ihren Zuschauern Emotionen auslösen.

Präsentationen waren und werden immer wichtig sein. Gerade in den letzten Jahren scheinen viele Unternehmen und Referenten die Bedeutung und Macht von guten Präsentationen erkannt zu haben. Dabei spielt jedoch immer der Mensch die entscheidende Rolle. Die Multimediapräsentation an seiner Seite soll ihn „nur“ bei der Erreichung seiner Ziele unterstützen.