Kompetenzfeld Personaldienstleistung
Anforderungsprofil an den zukünftigen Stelleninhaber
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Elemente der Personalbeschaffung
Eine gezielte und strukturierte Vorgehensweise ist von großer Bedeutung bei allen Prozessabläufen in Unternehmen. Dies gilt speziell in allen Personalfragen. Gesucht und gefunden werden soll die richtige Person, also ein zukünftiger Mitarbeiter oder eine zukünftige Mitarbeiterin für eine vakante oder neu geschaffene Stelle, die den Anforderungen an die Position gewachsen ist und zum Unternehmen passt.
Die vorbereitenden Arbeiten und der Auswahl des zukünftigen Mitarbeiters sind eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die vakante oder neu geschaffene Position effizient und effektiv mit der am besten geeigneten Person besetzt werden kann.
Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Besetzung ist eine möglichst umfassende und aktuelle Stellenbeschreibung. Dazu gehört auch das Stellenbild, also die Einordnung der zu besetzenden Stelle in die Struktur und Hierarchie des Unternehmens.
Bei dem vorliegenden Dokument zum Thema Rekrutierung handelt es sich lediglich um Gedankenanstöße, die in jedem Einzelfall möglichst nach entsprechender Beratung angepasst werden müssen. Jedwede Verwendung dieses Textes geschieht auf eigenes Risiko und unter jeglichem Haftungsausschluss.
Die Einbeziehung von weiteren Vorgesetzten, Personen aus anderen Fachabteilungen, Kollegen, bisherigen Stelleninhabern und nachgeordneten Personen kann bei der Entwicklung der Stellenbeschreibung und des Anforderungsprofils hilfreich sein.
A. Stellenbild und Stellenbeschreibung
A.1 Stellung in der Unternehmenshierarchie
A.3 Ermittlung der Hauptaufgaben
B.4 Zusätzliche, nicht fachbezogene Anforderungen und Kenntnisse
B.5 Weitere persönliche Anforderungen
C.1 Beispiele für verschiedene Methoden der Bewerberauswahl
D. Die Personalzusatzkosten gliedert das Statistische Bundesamt wie folgt:
A. Stellenbild und Stellenbeschreibung
Folgende Fragen sind hilfreich zur administrativen und hierarchischen Positionierung der vakanten Stelle. Bitte passen gegebenenfalls Sie die Fragen an Ihre Unternehmensstruktur an.
Bei Konzernen:
Welcher Tochter/ Schwesterfirma ist die Stelle zugeordnet?
Bei Unternehmen mit mehreren Standorten / Werken / Filialen:
Welchem Geschäftsbereich ist die Stelle zugeordnet?
Welcher Abteilung ist die Stelle zugeordnet?
Zu welchem Team gehört die Position?
Ist die Position eine Stabsstelle? Welche?
Wie ist die exakte Bezeichnung der Stelle?
A.1 Stellung in der Unternehmenshierarchie
Welches ist die direkt vorgesetzte Stelle?
Welches ist die direkt nachgeordnete Stelle?
Sind weitere Personen der Position nachgeordnet?
Gibt es weitere Personen in der gleichen Position?
Gibt es weitere Personen in vergleichbaren Positionen?
nein ja
Wer vertritt den Stelleninhaber bei Abwesenheit?
Wen vertritt der Stelleninhaber?
A.2 Stellenbeschreibung
Welches ist das Ziel der Stelle?
Welchen Beitrag leistet die Stelle zur Unternehmensentwicklung?
A.3 Ermittlung der Hauptaufgaben
Eine Gewichtung der Hauptaufgaben schafft Klarheit und grenzt die Tätigkeitsbereiche und Befugnisse dieser Stelle von denen anderer ab. Dies ist wichtig, um daraus ein Anforderungsprofil für Bewerber zu entwickeln, die Hauptaufgaben in der Stellenanzeige zu beschreiben und beides als Maßstab für die Stellenbesetzung zu verwenden. Die Person, die sich bewirbt kann sich bereits bei der Stellenanzeige und später im Bewerberinterview ein klares Bild über die zukünftigen Aufgaben machen und für sich entscheiden, ob sie die geforderten Kriterien erfüllen kann.
Auch für Positionen mit einem komplexen Aufgabenspektrum ist es empfehlenswert, nicht mehr als zehn Hauptaufgaben und dazugehörige Tätigkeiten zu benennen.
1. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
2. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
3. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
4. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
5. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
6. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
7. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
8. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
9. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
10. Hauptaufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
A.4 Weitere Aufgaben
1. Weitere Aufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
2. Weitere Aufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
3. Weitere Aufgabe
Welche Tätigkeiten gehören dazu?
Wie ist die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers in Bezug auf diese Hauptaufgabe?
Entscheidungsverantwortung nach Bearbeitung durch Nachgeordnete
vollständige Bearbeitung in Eigenverantwortung
mitverantwortlich
unterstützend
Wie viel Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese Hauptaufgabe?
Besondere Befugnisse
Ist die Stelle mit besonderen Befugnissen oder Vollmachten verbunden?
Sonstiges
Gibt es besondere Umstände im Umfeld der Stelle? Dies können arbeitserschwerende äußere Faktoren sein, z.B. Lärmbelästigung, aber auch andere spezielle Anforderungen, z.B. eine vergleichsweise große Häufigkeit von Auslandsreisen etc. Dazu zählen auch spezielle positive Arbeitsbedingungen.
ja, positive Umstände, welche?
B. Fachliche Anforderungen
B.1 Schule und Ausbildung
Welcher Schulabschluss ist erforderlich?
Schulabschluss ist nicht entscheidend
Mittlere Reife / 10. Klasse Fachabitur,
Abitur / Allgemeine Hochschulreife
In welchen Schulfächern sind gute Leistungen besonders relevant?
Bitte tragen Sie ein, welche Schulnote der Bewerber / die Bewerberin in diesen Fächern mindestens erreicht haben sollte.
relevante Schulfächer mit Schulnote
Welche Berufsausbildung ist erforderlich?
Erfahrung erforderlich, abgeschlossene Berufsausbildung nicht erforderlich in welchem Bereich?
abgeschlossene Berufsausbildung erforderlich,
Meisterausbildung erforderlich,
Welche Hochschulausbildung ist erforderlich?
keine Hochschulausbildung erforderlich
In welchen Fächern sind gute Hochschul-Leistungen besonders relevant? Bitte tragen Sie ein, welche Note der Bewerber / die Bewerberin in diesen Fächern mindestens erreicht haben sollte (Schulnotensystem!).
Welcher Hochschulabschluss ist Mindestanforderung?
kein Hochschulabschluss erforderlich
B.2 Zusatzqualifikationen
Welche Zusatzqualifikationen sind erforderlich?
berufsbegleitende Weiterbildung,
B.3 Berufserfahrung
Welche berufsvorbereitende Erfahrung ist erforderlich?
Erfahrungen während eines Ferienjobs
Erfahrungen während eines Nebenjobs
Erfahrungen aus einem Praktikum
Welche Berufserfahrung ist erforderlich?
Kann die Berufserfahrung auch in einer vergleichbaren Position erworben worden sein?
in welchem Beruf / Fach / Bereich?
B.4 Zusätzliche, nicht fachbezogene Anforderungen und Kenntnisse
Welche Sprachkenntnisse sind erforderlich?
Bitte legen Sie fest, wie gut die jeweilige Sprache beherrscht werden soll. Sie können dazu folgende Kategorien verwenden: 1 = Muttersprache 2 = verhandlungssicher, 3 = gut in Wort und Schrift, 4 = ausreichende Kenntnisse in Wort und Schrift, 5 = Grundkenntnisse
Welche IT-Kenntnisse sind erforderlich?
Bitte legen Sie fest, wie gut der jeweilige Bereich beherrscht werden soll. Sie können dazu folgende Kategorien verwenden: 1 = Spezialist, 2 = sehr gut, 3 = gut, 4 = ausreichend, 5 = Basiswissen,
1. Netzwerk-Administration, Details
2. Programmiersprachen, welche?
4. Sonstiges Spezialisierungen (z.B. Graphik, Mac), welche?
Sind Auslandserfahrungen erforderlich?
In welchem Land / welchen Ländern?
Wie lange?
B.5 Weitere persönliche Anforderungen
Über welche Sozialkompetenzen (z.B. Teamfähigkeit, Empathie, Verhandlungsgeschick, Erfahrung im Umgang mit speziellen Personengruppen, Kommunikationsfähigkeit etc.) sollte der Bewerber / die Bewerberin insbesondere verfügen?
Über welche Methodenkompetenzen (z.B. Präsentationen, Rhetorik, Projektmanagement etc.) sollte der Bewerber / die Bewerberin insbesondere verfügen? Welche?
Ist Führungskompetenz erforderlich?
Über welchen Zeitraum soll der Bewerber Führungserfahrung gesammelt haben?
Verantwortung für wie viele Mitarbeiter?
Ist strategische Kompetenz erforderlich?
In welchem Grad ist unternehmerisches Denken wichtig für diese Position?
bezüglich des Kostenbewußtseins
Bezüglich des Ertragsbewußtseins
bezüglich unternehmerischer Entscheidungen
Benötigt der Bewerber / die Bewerberin Kenntnisse / Erfahrungen über besondere Befugnisse / Vollmachten?
Ist Veränderungswille wichtig für diese Position?
B.6 Weitere Anforderungen
Über welche weiteren Kenntnisse sollte der Bewerber / die Bewerberin verfügen? Bitte ergänzen Sie an dieser Stelle weitere Anforderungen an den zukünftigen Stelleninhaber (Führerschein, Erfahrungen im öffentlichen Dienst, mit bestimmten Personengruppen, technisches Verständnis etc.)
Welche weiteren Anforderungen sollte der Bewerber / die Bewerberin erfüllen? Bitte ergänzen Sie an dieser Stelle weitere Anforderungen an den zukünftigen Stelleninhaber (Motivation, Lernbereitschaft etc.)
C. Methoden der Bewerbersuche
In welchem Bereich soll der Bewerber eingesetzt werden?
Haben Sie Erfahrungswerte bezüglich der erfolgreichen Suche nach Bewerbern für diese Position oder andere vergleichbare?
Mit welchen Methoden haben Sie bisher Bewerber gesucht?
durch Umbesetzungen innerhalb des Unternehmens durch interne Stellenausschreibungen
durch einen Pool von Potenzialträgern / High Potentials unternehmensintern
durch Kontakte zu Hochschulen / Betreuung von Diplomanden durch Personalmarketing auf Bewerbermessen (für Azubis, Absolventen etc.)
durch Stellenausschreibungen auf der eigenen Homepage
über Stellenanzeigen in den Printmedien (Zeitungen, Fachzeitschriften)
durch Vermittlung vom Arbeitsamt
über die Anfrage bei Zeitarbeitsfirmen über externe Researcher
durch andere Methoden, welche?
Wie zufrieden sind Sie mit dem Erfolg der Kosten/Nutzen-Analyse der bisher angewandten Methoden?
zufrieden, die bisherigen Methoden sind ausreichend geeignet
Welche neuen oder zusätzlichen Methoden halten Sie für die Bewerbersuche für diese Position für sinnvoll?
durch Umbesetzungen innerhalb des Unternehmens durch interne Stellenausschreibungen
durch einen Pool von Potenzialträgern / High Potentials unternehmensintern
durch Kontakte zu Hochschulen / Betreuung von Diplomanden durch Personalmarketing auf Bewerbermessen (für Azubis, Absolventen etc.)
durch Stellenausschreibungen auf der eigenen Homepage über Jobbörsen im Internet
über Stellenanzeigen in den Printmedien (Zeitungen, Fachzeitschriften) durch Vermittlung vom Arbeitsamt
über die Anfrage bei Zeitarbeitsfirmen
Lassen sich diese Methoden auch auf die Bewerbersuche generell im Unternehmen übertragen?
C.1 Beispiele für verschiedene Methoden der Bewerberauswahl
· Vortest / Test
· Bewerberinterview persönlich / vorab telefonisch
· Arbeitsproben
· Assessment Center (AC)
· Fragebogen-Methode
· Bearbeitung von Fallbeispielen
· Assessment on the job
· Kurzzeitpraktikum 2-4 Wochen
· Praktikum 1 – 6 Monate
· Einstiegsqualifizierungsjahr (EQJ)
Die folgenden Fragen geben Ihnen Hilfestellung bei der Entscheidung darüber, welche Methode bezüglich der gesuchten Position in Ihrem Unternehmen die am besten geeignete ist.
Wie hoch ist die Dringlichkeit, mit der die Stelle besetzt werden soll?
kurzfristig, möglichst am gleichen Tag
kurzfristig, innerhalb der nächsten Woche
kurzfristig, innerhalb der nächsten 14 Tage
kurzfristig, innerhalb des nächsten Monats
innerhalb der nächsten Quartals
Bestehen Vorschriften (intern / extern), die eine Stellenbesetzung zu einem bestimmten Termin erzwingen?
Aus welchem Grund?
gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Beginn des Ausbildungsjahres), welche Vorschrift?
Mit welchen Methoden suchen Sie sonst nach geeigneten Mitarbeitern?
Bewerbermessen (für Azubis, Absolventen etc.) Stellenausschreibungen auf der eigenen Homepage
Stellenanzeigen in den Printmedien (Zeitungen, Fachzeitschriften)
professionelle Internet-Kontaktnetzwerke
Wie viele Bewerbungen erhalten Sie erfahrungsgemäß im Verlauf des Rekrutierungsprozesses für diese oder eine vergleichbare Stelle?
es liegen keine Erfahrungswerte vor / nicht bekannt
Sind Sie mit den Bewerbungen zufrieden?
Wenn nein: Was könnten Gründe für sein?
Mit wie vielen Bewerbungen rechnen Sie für diese Position?
Welche Abteilungen sind in den Entscheidungsprozess für die Bewerberauswahl eingebunden?
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Abteilung |
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Um wie viele Personen handelt es sich dabei?
Welche Relevanz besitzt die zu besetzende Position?
Wie hoch sollte der maximale innerbetriebliche Arbeitsaufwand von allen am Recruitingprozess beteiligten Personen bis zur erfolgreichen Besetzung der Position insgesamt sein?
Arbeitszeit in Stunden bei Entscheidern?
Arbeitszeit in Stunden bei der Administration?
Arbeitszeit in Stunden bei weiteren Mitarbeitern?
Welche Kosten bezüglich des Arbeitsaufwandes werden auf dieser Basis bis zur Besetzung der Position pro Bereich anfallen?
Maximalkosten bei Entscheidern?
Maximalkosten bei der Administration?
Maximalkosten bei weiteren Mitarbeitern?
Inwieweit halten Sie externe Unterstützung bei der Bewerberauswahl für sinnvoll?
Bewerbervorauswahl durch externen Research sinnvoll
externe Unterstützung beim Assessment Center sinnvoll
externe Unterstützung sinnvoll in folgender Weise:
Welche Kosten dürfen bei der Beauftragung von Externen maximal entstehen?
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Welche Kosten entstehen bei einer Fehlbesetzung?
Gehalt, Nebenkosten, sonstiges:
Welche der folgenden Methoden der Bewerberauswahl halten Sie in Abhängigkeit zu Größe Ihres Unternehmens, des zu erwartenden Aufwandes, der zu erwartenden Kosten und der Art der zu besetzenden Stelle für die am besten geeignete? Wenn Sie mehrere Methoden anwenden möchten, können Sie mithilfe eines Vermerks auf der Linie eine Reihenfolge festlegen.
Bewerberinterview persönlich telefonisch
Bearbeitung von Fallbeispielen
Einstiegsqualifizierungsjahr (EQJ)
D. Die Personalzusatzkosten gliedert das Statistische Bundesamt wie folgt:
1. Entgelt für arbeitsfreie Tage
2. Sonderzahlungen
3. Aufwendungen für Vorsorgeeinrichtungen
4. Sonstige Personalzusatzkosten
Die Positionen 1 und 2 sind Bestandteile der Bruttolöhne und Bruttogehälter.
1. Entgelt für arbeitsfreie Tage
- Feiertage
- Urlaub
- Krankheit
- sonstige arbeitsfreie Zeiten
2. Sonderzahlung
- fest vereinbarte Sonderzahlungen
- Vermögenswirksame Leistungen
3. Aufwendungen für Vorsorgeeinrichtungen
Arbeitgeberpflichtbeiträge zur Sozialversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
- Krankenversicherung
- Unfallversicherung
- Pflegeversicherung
Betriebliche Altersversorgung
- einschließlich Aufstockungsbeiträge für Altersteilzeit
4. Sonstige Personalzusatzkosten
B. Die Personalzusatzkosten gegliedert nach 1. tariflichen und gesetzlichen und 2. freiwilligen Leistungen
1. Aufgrund von Tarif und Gesetz
- Arbeitsgeberbeiträge zur gesetzlichen Sozial- und Unfallversicherung
- Tarifurlaub und Urlaubsgeld
- Bezahlte Feiertage
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Schwerbehinderte
- Mutterschutz
- Werksärztlicher Dienst
- Arbeitssicherheit
- Kosten Betriebsverfassung und Mitbestimmung
- Sonstige Kosten (Einmalzahlungen, Abfindungen etc.)
- Vermögenswirksame Leistung
- Zulage zum Konkursausfallgeld
2. Aufgrund freiwilliger Leistungen
- Küchen und Kantinen
- Essensvergünstigung
- Wohnungshilfen
- Umzugskosten
- Einrichtungspauschale
- Soziale Fürsorge
- Unterstützung in Notfällen
- Betriebskrankenkasse
- Arbeitskleidung
- Betriebliche Altersversorgung
- Versicherungen und Zuschüsse
- Bezahlung von Ausfallzeiten
- Altersrente
- Hinterbliebenenrente
- Fahrtkostenzuschuss
- Zahnersatz
- Jubiläumsgeld
- Arbeitgeberdarlehen
- Dienstwagen
- Handy
- Notebook
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ab 7te Woche
- Bonuszahlung
- Mitarbeiter-Beteiligungs-Modelle
- Entgelt an Hinterbliebene
- Gruppenunfallversicherung
- Zulage Auslandsdienstreisen
- Betriebliches Vorschlagswesen
- Qualifizierungs-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen